Política de privacidad del asistente de WhatsApp
Esta política explica cómo tratamos los datos cuando contactas con AI-Bcn mediante su asistente virtual de WhatsApp, denominado «AI-Bcn Agente Business». AI-Bcn es una marca de NOSAKA SA. El servicio permite atender consultas sobre nuestros servicios, consultar disponibilidad, gestionar citas y recoger recados para el equipo.
1. Quién es responsable
NOSAKA SA, con NIF A58495714, domicilio en calle Manso 52, principal 2.ª, 08015 Barcelona, España. Puedes contactar para cuestiones de privacidad y ejercicio de derechos en info@ai-bcn.com o por escrito al domicilio indicado.
2. Qué datos tratamos y de dónde proceden
Los datos proceden de tus mensajes y de la información que WhatsApp facilita al negocio al comunicarte con él. Tratamos:
- Número de teléfono, nombre de perfil y el nombre y apellidos que facilites.
- Contenido de los mensajes, consultas, respuestas y datos de contacto que incluyas voluntariamente.
- Datos necesarios para citas y recados: nombre, teléfono, motivo, fecha, hora, duración y confirmación.
- Datos de funcionamiento: identificadores de mensajes, fechas, estados de envío, entrega o lectura cuando estén disponibles, actuaciones del sistema y consumo técnico del servicio de IA.
La versión actual del agente procesa mensajes de texto. No analiza automáticamente el contenido de audios, imágenes o documentos adjuntos; puede registrar que se ha recibido un mensaje de ese tipo. No envíes contraseñas, datos de tarjetas, documentos de identidad ni información de salud u otros datos sensibles que no sean necesarios para atender tu solicitud.
3. Para qué usamos los datos y con qué base jurídica
- Atender solicitudes sobre servicios, preparar propuestas y gestionar citas o recados que solicites: medidas precontractuales a petición tuya o ejecución de la relación contractual, cuando corresponda (artículo 6.1.b del RGPD).
- Responder consultas generales y organizar su atención, también cuando actúes como contacto de una empresa: interés legítimo de NOSAKA SA en atender las comunicaciones recibidas y mantener sus relaciones profesionales (artículo 6.1.f). Puedes oponerte por motivos relacionados con tu situación particular.
- Proteger el servicio, resolver incidencias y prevenir usos indebidos: interés legítimo en mantener su seguridad y funcionamiento (artículo 6.1.f).
- Atender obligaciones legales y solicitudes de ejercicio de derechos: cumplimiento de las obligaciones aplicables (artículo 6.1.c).
Escribir al asistente no implica autorizar campañas publicitarias. Si se propusieran comunicaciones comerciales basadas en consentimiento, se solicitaría por separado y podrías retirarlo en cualquier momento, sin afectar a la licitud del tratamiento anterior.
No estás obligado a usar WhatsApp o el asistente de IA: puedes escribir a info@ai-bcn.com. Para registrar una cita o recado necesitamos los datos necesarios para identificarte, contactar contigo y atender la solicitud; si no los facilitas, no podremos completar esa gestión.
4. Cómo interviene la inteligencia artificial
Hablas con un asistente virtual. Utiliza la API de OpenAI para interpretar el contexto de la conversación, elaborar respuestas y proponer acciones. Para ello se envían a ese proveedor los mensajes y datos del contexto necesarios para responder, que pueden contener información personal que hayas facilitado.
El asistente consulta la disponibilidad de la agenda de AI-Bcn y solicita una confirmación posterior al resumen antes de guardar una cita o un recado. Puede clasificar las consultas por su tema para organizar la atención. No está destinado a tomar decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o de importancia similar sobre ti. Puedes pedir atención humana; el sistema deja la solicitud al equipo, sin garantizar una respuesta inmediata.
Las respuestas de la IA pueden contener errores. Puedes corregir los datos antes de confirmar una gestión o solicitar su rectificación posteriormente. Según la documentación de OpenAI, los datos de la API no se utilizan para entrenar sus modelos de forma predeterminada. Esto no significa que el proveedor no conserve datos para otros fines, como seguridad y prevención del abuso.
5. Quién puede acceder a los datos
Puede acceder el personal autorizado de NOSAKA SA para atender las solicitudes. Intervienen proveedores tecnológicos según su función:
- WhatsApp/Meta: transmisión y gestión de mensajes a través de WhatsApp Business Platform y Cloud API. WhatsApp también trata determinados datos conforme a sus propias condiciones y política de privacidad.
- OpenAI: procesamiento del contexto y generación de respuestas mediante su API.
- Clouding (CLOUDI NEXTGEN, S.L.): alojamiento del panel y de su base de datos.
- OpenAI, mediante ChatGPT Sites, y su infraestructura de Cloudflare: alojamiento del CRM privado de AI-Bcn, que permite registrar citas, tareas y recados necesarios para la atención.
Las citas y recados confirmados se registran en el CRM privado de AI-Bcn. También podrán comunicarse datos a autoridades cuando exista una obligación legal. No vendemos los datos de las conversaciones.
6. Transferencias internacionales
El uso de WhatsApp/Meta, OpenAI y sus subencargados puede implicar tratamiento de datos fuera del Espacio Económico Europeo, incluidos Estados Unidos. Las condiciones de tratamiento de WhatsApp y OpenAI contemplan garantías para las transferencias, incluidas cláusulas contractuales tipo cuando resulten aplicables. El mecanismo concreto depende del proveedor, el destino y las condiciones del servicio; no afirmamos una residencia exclusiva de todos los datos en la Unión Europea. Puedes solicitar información sobre las garantías aplicables y una copia de ellas en info@ai-bcn.com.
Las condiciones de los proveedores describen sus mecanismos de transferencia: condiciones de tratamiento de WhatsApp y acuerdo de tratamiento de OpenAI.
7. Cuánto tiempo conservamos los datos
El criterio de conservación es el tiempo necesario para atender la consulta, gestionar la cita o el recado y realizar el seguimiento relacionado que hayas solicitado. Si la consulta da lugar a una relación contractual, los datos necesarios se conservan durante esa relación. Cuando dejen de ser necesarios para esos fines, se suprimirán o, si procede, se conservarán bloqueados durante los plazos legales aplicables para cumplir obligaciones o atender responsabilidades.
Los registros técnicos se conservarán solo mientras sean necesarios para la seguridad, la resolución de incidencias y el control del servicio. Las copias de seguridad pueden conservar temporalmente información pendiente de retirada y se mantienen con acceso restringido. Puedes consultar la conservación aplicable a tus datos en info@ai-bcn.com. Los proveedores pueden conservar determinados datos conforme a sus condiciones, obligaciones y medidas de seguridad. Borrar un chat en tu móvil no elimina por sí mismo los registros de AI-Bcn; puedes solicitar su supresión en info@ai-bcn.com.
8. Tus derechos
Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad cuando proceda. También puedes retirar el consentimiento para los tratamientos que se basen en él. Escribe a info@ai-bcn.com indicando tu solicitud y los datos mínimos que nos permitan localizarla, como el número de WhatsApp utilizado. Si existen dudas razonables sobre tu identidad, podremos pedir información adicional proporcionada para verificarla.
Responderemos dentro del plazo legal, con carácter general un mes, sin perjuicio de las ampliaciones justificadas previstas en el RGPD. Puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, especialmente si consideras que no hemos atendido adecuadamente tus derechos.
9. Seguridad y cambios en esta política
El panel tiene acceso restringido y la conexión con los proveedores utiliza comunicaciones protegidas. Estas medidas reducen riesgos, pero no permiten garantizar una seguridad absoluta. Actualizaremos esta política cuando cambie el tratamiento de datos e informaremos de los cambios relevantes por los medios adecuados.